المسمى الوظيفي: مساعد إداري
نوع الوظيفة: دوام كامل (8 ساعات، 5 أيام في الأسبوع)
تاريخ غلق باب التقدم: 13 أيلول / سبتمبر 2015
يرجى إرسال سيرة ذاتية مصحوبة بخطاب توضيحي يشرح الدافع للتقدم للوظيفة إلى: [email protected]
يعلن المورد الثقافي – لبنان عن حاجته إلى شغل منصب مساعد إداري ليتسلم المسؤوليات والمهام التالية:
- القيام بالترتيبات اللوجيستية وحجوزات السفر والإقامة المتعلقة بأنشطة المكتب داخل لبنان
- تقديم دعم للأفراد والوفود الضيوف من الخارج أثناء أنشطة المورد الثقافي كما يستلزم الأمر
- المتابعة مع جهات خارجية على الأمور اللوجيستية تحضيراً لتنظيم الأنشطة وخلالها
- وضع وإدارة النظام الداخلي لملفات ووثائق المكتب (نظام ورقي وإلكتروني)
- تنظيم رزنامة المكتب الداخلية والحرص على تحديثها المستمر
- ترتيب وتنظيم قاعدة بيانات المكتب
- ترتيب ومتابعة منشورات المورد الثقافي ضمن مكتبة المكتب
- القيام بجرد دوري لأدوات ومستلزمات المكتب والتنسيق مع مزودي الخدمات لضمان توفر كل ما يلزم
- متابعة ما يلزم من صيانة مع مقدمي الخدمات
- استلام المكالمات الهاتفية وتحويلها
- استقبال وتوجيه الزائرين
- القيام بمهام أخرى كما يستلزم الأمر
النتائج الأساسية المتوقع تحقيقها:
- المساهمة في إيجاد بيئة مواتية تضمن سلاسة سير الأعمال
- دعم التحضير لأنشطة المكتب بطريقة تضمن تحقيق الأهداف المرجوة
متطلبات الوظيفة:
- اتقان التعامل مع الكمبيوتر ببرامجه المختلفة
- قدرة عالية على التواصل كتابة مع الشركاء وجهات أخرى
- خبرة في إيجاد أنظمة لحفظ البيانات والوثائق بشكل يسهل الإستفادة منها
- قدرة عالية في تنظيم الوقت والعمل تحت ضغط وإيجاد حلول ضمن إطار زمني ضيق
- مرونة في التأقلم مع متطلبات مستجدة ومتغيرة
- تواجد روح عالية للعمل ضمن فريق والقدرة على التواصل
- معرفة جيدة بالمشهد الثقافي في لبنان والمنطقة العربية ككل تعد ميزة
- اتقان تام للغتين العربية والإنجليزية كتابة ومحادثة، واتقان اللغة الفرنسية تعد ميزة
- الاستعداد للعمل لوقت إضافي إذا تطلب الأمر ذلك
- الاستعداد للسفر إذا تطلب الأمر ذلك
خبرة سابقة:
خبرة عمل لا تقل عن سنتين في منصب له مواصفات وظيفية مشابهة